Foire aux questions

Une campagne de vente sur PhotoAsso reste en ligne pendant la durée que vous fixez, dans la limite de 3 mois. Les albums de la campagne sont accessibles aux familles pendant toute cette période.

Vous choisissez librement la date de début et de fin. À la fin de la campagne, les albums ne sont plus accessibles à l'achat.

Pour les délais de réception des commandes, comptez une quinzaine de jours après l'achat pour l'impression et la livraison. Plus de détails sur la page Comment ça marche.

Sur PhotoAsso, la part de l'association se calcule produit par produit :

• le prix HT payé par la famille (prix TTC moins la TVA) ;
• moins les frais de production du produit (impression pour un tirage, frais fixe par fichier pour une photo numérique), selon la grille figurant dans le contrat de la campagne ;
• moins les frais de plateforme : 8 % du montant TTC des produits, hors frais de port.

Le reste revient à l'association.

Les frais de port sont payés par les familles en plus du prix des produits et n'entrent pas dans ce calcul. Les frais de paiement en ligne (Stripe) sont pris en charge par PhotoAsso et ne sont jamais déduits.

Exemple au tarif actuel : une photo numérique vendue 5 € TTC, soit 4,17 € HT − 1,00 € de frais de production − 0,40 € de frais de plateforme = 2,77 € pour l'association.

Aucun abonnement, aucune avance de frais. Vous proposez le prix public TTC de chaque produit, sans plafond, à condition de ne pas vendre à perte. PhotoAsso, en tant que vendeur, l'applique à la campagne. Détails sur la page Comment ça marche.

À la clôture de la campagne, l'association renseigne son RIB depuis son tableau de bord. PhotoAsso lui verse sa part par virement bancaire SEPA, dans les 30 jours suivant la clôture, une fois toutes les commandes expédiées ou remboursées. Le compte doit être au nom de l'association.

Pour chaque produit vendu, cette part correspond au prix HT payé par la famille, moins les frais de production et les frais de plateforme (8 % du montant TTC des produits, hors frais de port). Les frais de port, payés par les familles, et les frais de paiement en ligne, pris en charge par PhotoAsso, n'entrent pas dans le calcul.

Si le montant est inférieur à 20 €, il est reporté sur la campagne suivante, ou versé au bout de 6 mois en l'absence de nouvelle campagne.

Le virement s'accompagne d'un relevé détaillé et d'une facture, disponibles dans le tableau de bord de la campagne. PhotoAsso ne demande aucune avance de frais.

Une campagne PhotoAsso regroupe plusieurs albums, par exemple un album par classe, par équipe ou par groupe. Vous mettez les photos en ligne de deux façons :

• album par album, en important les photos d'un groupe à la fois ;
• import de dossiers en masse : PhotoAsso crée automatiquement un album par sous-dossier et reprend le nom du dossier comme nom d'album.

Chaque album est protégé par un code unique que vous transmettez aux familles concernées.

Il n’y a pas de limite de quantité pour un album. Nous recommandons toutefois de ventiler en plusieurs albums plutôt qu’un gigantesque album afin de faciliter le choix des destinataires.

Les goodies personnalisés (mug, puzzle et autres objets photo) ne sont pas disponibles actuellement sur PhotoAsso.

Nous sommes en cours de sélection d'un nouveau fournisseur pour cette gamme. Ces produits ont vocation à revenir prochainement au catalogue.

En attendant, vous pouvez commander vos photos sous forme de tirages papier (10 × 15 cm, 13 × 19 cm, 20 × 30 cm, en finition brillante ou mate) ou de fichier numérique original.

Après la clôture d'une campagne de vente, les photos sont conservées 90 jours, puis supprimées définitivement.

Ce délai permet d'assurer l'impression et la livraison des commandes, ainsi que la gestion des retours, réclamations et réimpressions éventuelles.

Quelques points à retenir :

• Une fois la campagne close, les familles ne peuvent plus passer commande, même si les fichiers restent stockés pendant ces 90 jours.
• À l'issue de ce délai, PhotoAsso supprime définitivement l'ensemble des fichiers de la campagne (originaux, fichiers de traitement et d'impression) et en informe l'association. Les photos ne sont alors plus accessibles ni récupérables.
• PhotoAsso n'est pas un système de sauvegarde : le stockage des photos est uniquement lié au service de vente et d'impression.

Pour en savoir plus sur la collecte et la durée de conservation des données, consultez notre politique de confidentialité.

Sur PhotoAsso, deux modes de livraison peuvent être proposés pour une commande de photos :

• Livraison individuelle : les tirages sont envoyés directement au domicile de l'acheteur, par Colissimo.
• Livraison groupée : toutes les commandes de la commande groupée sont livrées en une seule fois à l'association. L'association se charge ensuite de trier et de distribuer les photos aux familles.

L'acheteur choisit son mode de livraison au moment de passer commande. La livraison groupée n'est proposée que si l'association l'a activée pour la campagne. Une participation aux frais de préparations et d’expéditions réduite est demandée pour les commandes groupées (payée par l’acheteur au moment de l’achat)

Le détail des étapes figure sur la page Comment commander.

La livraison groupée permet à une association de recevoir en une seule fois toutes les impressions commandées sur cette commande groupée. Les frais d’expéditions sont payés par les acheteurs. Les impressions doivent être triées et distribuées par l’association. Plusieurs commandes groupées sont possibles sur une même campagne

Le fonctionnement :

1. L'association crée une commande groupée depuis son espace.
2. Les familles qui le souhaitent choisissent la livraison groupée au moment de leur commande.
3. À la date de fin de la commande groupée, toutes les impressions sont envoyées à l'adresse définie par l'association, accompagnées d'un PDF récapitulatif.
4. L'association trie les impressions et distribue chaque commande aux familles.

La livraison groupée est facultative : une association peut très bien fonctionner uniquement avec la livraison individuelle au domicile des acheteurs.

Non, la commande groupée n'est pas obligatoire sur PhotoAsso.

Une association peut lancer une campagne de vente avec la seule livraison individuelle : chaque commande est alors expédiée directement au domicile de l'acheteur.

Si l'association souhaite réduire les frais de livraison pour les familles et centraliser la distribution, elle peut activer la commande groupée depuis son espace. Dans ce cas, les impressions sont livrées en une fois à l'association, qui trie et distribue ensuite les commandes.

Le choix reste libre, et peut s'adapter à chaque événement.

C'est l'acheteur qui choisit son mode de livraison, au moment de passer commande.

L'association définit en amont les options disponibles pour la campagne :

• La livraison individuelle à domicile est toujours proposée.
• La livraison groupée n'apparaît que si l'association l'a activée.

Ainsi, chaque famille sélectionne l'option qui lui convient parmi celles proposées, lors de l'étape de validation de la commande.

Après une livraison groupée, l'association reçoit en une seule fois toutes les impressions de la campagne, à l'adresse qu'elle a indiquée.

Pour faciliter la distribution, un PDF récapitulatif est joint à l'envoi : il liste les commandes et permet d'associer chaque tirage à la bonne famille.

L'association procède ensuite en deux temps :

1. Trier les impressions selon le récapitulatif.
2. Distribuer chaque commande à la famille concernée (par exemple à la sortie de l'école, lors d'un entraînement ou d'une réunion).

Cette organisation reste à la charge de l'association, qui choisit le moment et le mode de remise les plus pratiques.

Les frais de livraison sont toujours payés par l'acheteur, quel que soit le mode choisi.

Ils sont ajoutés à la commande au moment du paiement :

• Livraison individuelle : frais d'expédition Colissimo vers le domicile de l'acheteur.
• Livraison groupée : participation aux frais d'expédition réduite, car les commandes sont regroupées en un seul envoi vers l'association.

L'association ne supporte pas les frais de livraison : ils sont réglés par les familles lors de l'achat.

La livraison groupée permet de regrouper toutes les commandes d'une campagne en un seul envoi vers l'association. Son fonctionnement :

1. L'association crée une commande groupée depuis son espace et définit une date de fin.
2. Les acheteurs choisissent la livraison groupée au moment de leur commande et bénéficient de frais d'expédition réduits.
3. À la date de fin, toutes les impressions sont expédiées en une seule fois à l'adresse définie par l'association, accompagnées d'un PDF récapitulatif.
4. L'association trie les impressions et distribue chaque commande aux familles.

La commande groupée est facultative : une association n'est pas obligée de la créer.

L'acheteur choisit son mode de livraison lui-même, au moment de passer commande, juste avant le paiement.

Selon ce que l'association a activé, deux options peuvent s'afficher :

• Livraison individuelle : envoi Colissimo à son domicile.
• Livraison groupée : retrait auprès de l'association, avec frais d'expédition réduits.

Une seule commande regroupe la sélection issue de tous les albums de la campagne. Le mode de livraison s'applique donc à l'ensemble de cette commande.

Le détail des étapes figure sur la page Comment commander.

Les commandes en livraison individuelle sont expédiées par Colissimo à l'adresse du domicile de l'acheteur.

Les frais Colissimo sont à la charge de l'acheteur et ajoutés à la commande au moment du paiement.

Pour les commandes en livraison groupée, il n'y a pas d'envoi individuel : toutes les impressions sont livrées en une seule fois à l'association, qui distribue ensuite les photos aux familles.

C'est PhotoAsso. La SCOP Gassagosso, qui édite PhotoAsso, est le vendeur des photos et des produits auprès des familles : elle contracte en son nom, encaisse les paiements et assume les obligations d'un vendeur (conditions générales de vente, droit de rétractation, garanties légales, médiation de la consommation).

L'association, elle, concède à PhotoAsso une licence d'exploitation de ses photos pour la durée de la campagne. En contrepartie, elle perçoit une redevance calculée sur les ventes.

L'association n'est donc pas partie à la vente : elle n'a ni conditions de vente à publier, ni factures à émettre aux familles. Ce cadre est fixé par le contrat-cadre que l'association signe à l'ouverture de sa campagne.

Les rôles dépendent des données concernées. Ils sont fixés dans le contrat-cadre que l'association signe à l'ouverture de chaque campagne.

• Données des acheteurs (nom, e-mail, adresse, contenu de la commande) : PhotoAsso (SCOP Gassagosso) est responsable de traitement, puisque c'est elle qui vend les produits, encaisse les paiements et assure la facturation et le service après-vente.
• Photographies : l'association est responsable de traitement des données contenues dans les photos, c'est-à-dire l'image des personnes représentées. C'est elle qui organise la prise de vue, décide de la mise en vente et recueille les autorisations de droit à l'image. PhotoAsso intervient comme sous-traitant : elle héberge, affiche, imprime et livre les photos pour le compte de l'association et sur ses seules instructions.

Cette sous-traitance est encadrée par une annexe du contrat-cadre, conforme à l'article 28 du RGPD : confidentialité, mesures de sécurité, hébergement dans l'Union européenne, notification d'une violation de données sous 48 heures, assistance pour répondre aux demandes des personnes concernées, et suppression définitive des fichiers en fin de traitement.

Pour en savoir plus : politique de confidentialité.

Une personne photographiée (ou son représentant légal s'il s'agit d'un mineur), le photographe ou l'association elle-même peut demander à tout moment le retrait d'une photo de la vente.

1. La demande est adressée à PhotoAsso, à contact@photoasso.fr, en précisant la campagne, l'album et la photo concernés. Si elle arrive d'abord à l'association, celle-ci nous la transmet sans délai.
2. PhotoAsso retire la photo de la vente sans délai.
3. Les commandes déjà payées mais pas encore expédiées sont soit honorées, soit remboursées à l'acheteur. Les commandes déjà expédiées ne sont pas concernées.
4. Le fichier est ensuite supprimé, sous réserve de ce qui doit être conservé pour traiter une réclamation en cours.

À l'issue de chaque campagne, l'association dispose de deux documents, accessibles depuis le tableau de bord de la campagne :

• un relevé détaillé des ventes : montant TTC et HT des produits vendus, frais de production, frais de plateforme, déductions éventuelles (remboursements, impayés) et montant net revenant à l'association ;
• une facture du montant versé. PhotoAsso l'établit au nom et pour le compte de l'association, en vertu du mandat d'autofacturation prévu au contrat-cadre. Elle porte les mentions légales obligatoires, dont la mention de TVA correspondant au statut déclaré par l'association (par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI »).

La facture est également envoyée en PDF par e-mail dès sa validation, puis un second e-mail confirme le virement. L'association dispose de 30 jours pour en contester le contenu.

L'association reste responsable de ses propres obligations fiscales sur les sommes perçues.